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    Novembre 2, 2022

    QUANTO COSTA LO SMART WORKING? OPPORTUNITÀ PER AZIENDE E LAVORATORI

    Il risparmio dei costi per lo smart worker è un punto aperto. Quanto incide a livello economico l'adozione di questa modalità lavorativa?
    Scopri tutti i dettagli nel nostro nuovo articolo

    Quanto costa lo smart working? Il punto di vista e l’esperienza di Fiabilis Italia

    Lo smart working si trova ad un punto cruciale: dopo la pandemia l’adozione del lavoro agile da parte di alcune aziende non ha avuto lo sviluppo prospettato e quest’anno, si registra un numero di smart workers inferiore rispetto al 2021.

    La diffusione del remote working ha portato le organizzazioni ed i collaboratori non solo a confrontarsi con una gestione del lavoro completamente differente ma anche a riflettere su quanto possa incidere a livello economico l’adozione di questa modalità lavorativa.

    Con la crescita dell’inflazione diminuisce il potere di acquisto. Una relazione causa effetto a cui nessuna impresa, direttamente o indirettamente, potrà sfuggire. Molti imprenditori, spinti dalla consapevolezza del proprio ruolo sociale sono impegnati nell’esercizio di valutare possibili forme di compensazione che siano di aiuto nel fare fronte alle esigenze non sempre sufficientemente soddisfatte dalle iniziative governative/istituzionali.

    La partita che le aziende sono chiamate a giocare è decisamente impegnativa in un campo di gioco caratterizzato dal rallentamento generale dell’economia e contestuale aumento di tutti i costi di produzione. Anche in queste condizioni sono molte le imprese che scelgono di rendersi parte attiva nella ricerca di soluzioni che mirano a sostenere il potere di acquisto dei propri collaboratori con misure tanto straordinarie quanto il contesto che le determina.

     

    Lo smart working nel 2022. Perché è importante stare al passo con i tempi

    A tali difficoltà si aggiungono quelle di un momento storico di transizione nell’organizzazione del lavoro, nell’ambito del quale l’approccio delle Aziende – alcune di esse ancora smarrite – spazia tra antipodi decisamente antitetici:

    • c’è chi spinge per un rientro al lavoro in sede, tornando ai canoni pre-pandemici e chi, all’opposto, sta riducendo fortemente la capienza delle proprie sedi, favorendo quello che alcuni hanno definito “nomadismo digitale”
    • C’è chi ambisce al ritorno al paradigma del controllo presenziale del lavoro del proprio team e chi, all’opposto, si concentra sui risultati anziché sulla verifica oraria del lavoro, finanche arrivando a proporre la settimana da 4 giorni lavorativi.

    La sfida è quella di non restare indietro, per mantenere i propri talenti e continuare ad attrarne di nuovi: l’impegno non è di poco momento, perché il job hopping è un fenomeno che riguarda tutti da vicino.

     

    Il punto di vista e l’esperienza di Fiabilis Italia

    Noi di Fiabilis vogliamo raccontare un’iniziativa da noi promossa, poco conosciuta ai più, e che nel suo piccolo rappresenta un segnale forte di vicinanza ai propri collaboratori. Quelle iniziative in grado di serrare le fila e raccogliere tutti intorno ai remi che conducono l’imbarcazione anche nel mare in tempesta.

     

    È vero che lo smart working comporta una generale riduzione dei costi sia per i lavoratori sia per le aziende che lo adottano?

    Si parla spesso del risparmio dei costi per lo smart worker. Effettivamente è così se si pensa agli spostamenti e al pranzo (per esempio); ma è recente la presa di coscienza di un punto di vista nuovo: lavorare da casa ha dei vantaggi economici, ma provoca dei maggiori costi per lo smart worker. Si pensi all’alimentazione elettrica degli strumenti di lavoro, al maggior consumo di acqua, ma soprattutto al maggior costo connesso al riscaldamento/raffrescamento della casa in fasce orarie nelle quali “normalmente” (quando si lavora in ufficio) l’abitazione è vuota.

     

    Cosa prevede il contesto normativo?

    Non tutti sanno che il contesto normativo attuale consente alle imprese di far fronte a questo maggior costo e attivare meccanismi di compensazione esenti da contribuzione per il datore di lavoro e da tassazione per il lavoratore.

    Vediamo come

    La premessa è che, ai sensi dell’art. 51 comma 1 del TUIR, costituiscono reddito di lavoro dipendente “tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro”. A questo cd principio di onnicomprensività fa eccezione il trattamento dei rimborsi spesa che, secondo la circolare AdE circolare 23 dicembre 1997, possono essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente.

    Il concetto della onnicomprensività di reddito di lavoro dipendente è stato ulteriormente approfondito nella risoluzione 9 settembre 2003 n. 178/E, nella quale è stato chiarito che non concorrono alla formazione della base imponibile le somme che non costituiscono un arricchimento per il lavoratore e che non sono fiscalmente rilevanti, in capo al dipendente, le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro.

    L’agenzia delle entrate è intervenuta recentemente su questi argomenti, applicandone i principi nella risposta a due interpelli che, pur conducendo l’Agenzia a risultati opposti, ci aiutano a delineare un principio normativo sufficientemente cristallino con riguardo ai rimborsi per lo smart working.

    Con L’interpello n. 328 del 30.04.2021, una società istante avanzava richiesta di chiarimento all’AdE sulla bontà della pratica di rimborso forfettario del 30% delle spese sostenute dal lavoratore remoto (utenze principalmente), chiedendo se gli stessi importi potessero essere esclusi dal computo dei redditi da lavoro dipendente in quanto aventi natura “risarcitoria” e non retributiva. L’AdE rileva che “in sede di determinazione del reddito di lavoro dipendente, le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile solo nell’ipotesi in cui il legislatore abbia previsto un criterio volto a determinarne la quota che, dovendosi ritenere riferibile all’uso nell’interesse del datore di lavoro, può essere esclusa dall’imposizione (vedasi quanto previsto dall’articolo 51, comma 4, lettera a), del TUIR, relativamente all’utilizzo promiscuo di autovetture). Qualora il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.”

    Sulla base delle già menzionate considerazioni, si ritiene che le somme rimborsate dalla società istante ai propri dipendenti che svolgono la loro attività lavorativa in “Smart working” sulla base di un criterio forfetario, non supportato da elementi e parametri oggettivi, non possano essere escluse, in assenza di una precisa disposizione di legge al riguardo, dalla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

    A distanza di un mese, con la risposta all’interpello 328 del 11.05.2021, L’AdE ha avuto modo di ritornare sull’argomento, con un epilogo questa volta diverso.

    La società istante ritiene di dover tenere indenni i dipendenti delle spese che si trovano a sostenere per ragioni lavorative, quando operano presso la propria abitazione. Per l’effetto chiede all’Ade se un rimborso di € 0,50 per ogni giornata di lavoro remoto, basato su un criterio di calcolo analitico in grado di evidenziare il risparmio giornaliero per la Società e il maggior costo giornaliero per il lavoratore in smart working, possa essere escluso dal calcolo della retribuzione e avere natura risarcitoria.

    La risposta dell’AdE parte dalle stesse premesse dell’interpello 328, ma arriva a conclusioni diametralmente opposte: Nell’ipotesi prospettata, l’Istante rappresenta che il criterio per determinare la quota dei costi da rimborsare ai dipendenti in smart working, in sostanza, si basa su parametri diretti ad individuare costi risparmiati dalla Società che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente. Sulla base di tale considerazione, si ritiene corretto che la quota di costi rimborsati al dipendente, possa considerarsi riferibile a consumi sostenuti nell’interesse esclusivo del datore di lavoro. In ragione di quanto affermato si concorda con la soluzione prospettata dal contribuente e, pertanto, si ritiene che le somme erogate dalla Società al fine di rimborsare il dipendente dei costi sostenuti attraverso le modalità rappresentate non siano imponibili ai fini IRPEF.”

     

    L’analisi di Fiabilis Italia

    Alla luce delle fonti citati, Fiabilis ha approfondito un metodo di calcolo (i) dei maggiori costi sostenuti dal lavoratore che presta la propria attività lavorativa presso la propria abitazione e (ii) una valutazione dei minori costi di cui il datore di lavoro ha beneficiato.

    Tale metodo di calcolo ha tenuto in considerazione le seguenti voci di spesa:  

    • Costi energia elettrica per utilizzo laptop;
    • Costi energia elettrica per utilizzo modem;
    • Costi energia elettrica per utilizzo lampada da scrivania;
    • Costo energia elettrica per luce ambiente;
    • Costo energia elettrica per uso pompa di calore per riscaldamento/raffrescamento nei soli mesi invernali/estivi;
    • Costo consumo acqua potabile;
    • Costo materiale di cancelleria e stampe;
    • Costo materiale di consumo.

    Tali voci di costo sono evidentemente anticipate dal dipendente nell’interesse del Datore di lavoro il quale, come dimostrato attraverso un foglio di calcolo predisposto da Fiabilis, ha proporzionalmente ridotti i propri costi di gestione. Il conteggio analitico richiesto dalle fonti citate dimostra nel caso di specie che per ogni giornata di lavoro resa al di fuori degli Uffici il lavoratore anticipa nell’interesse del datore di lavoro un importo che quest’ultimo ha deciso di rimborsare mensilmente.

    Una veloce analisi comparativa con altri due ordinamenti europei ci restituisce un quadro arricchito di esperienze diverse.

     

     

    Uno sguardo altrove: gli esempi di Spagna e Belgio

    In spagna, per esempio, la legge sullo smart working (il regio decreto-legge 28/2020) prevede all’art. 12 che il lavoratore non dovrà sostenere alcuna spesa per i mezzi e le attrezzature utilizzate nel corso del suo lavoro. I contratti collettivi stabiliscono le modalità di determinazione di tali costi al fine di compensare il lavoratore.

    Il Belgio, dal canto suo, stabilisce un compenso fisso di 126 euro al lavoratore per il rimborso delle spese che sostiene quando svolge l’attività da casa (internet, elettricità ed altre utenze). La ragione per cui si stabilisce questo importo fisso è quella di dare certezza giuridica al rapporto contrattuale, nonché di evitare situazioni di negoziazione tra le parti quando si includono queste spese nei singoli accordi.

     

     

    L’esperienza di Fiabilis Italia. Scopri con noi come realizzare il tuo piano di smart working

    Questa analisi ci suggerisce che il nostro Paese deve ancora fare passi significativi nella direzione di una maggiore consapevolezza degli aspetti connessi allo smart working, avendo lasciato uno spazio di manovra che le Aziende potranno occupare facendo appello alla loro capacità di accountability.

    Fiabilis, forte di un’esperienza consolidata per i temi della consulenza strategica e dell’ottimizzazione dei costi del lavoro, è in grado di supportare i propri clienti nella ideazione e realizzazione di piani di smart working conformi alla normativa vigente, oltre che affiancare le Aziende nella ricerca di soluzioni innovative a vantaggio delle vostre aziende e delle persone che ne fanno parte.

    FIABILIS ITALIA

    Da oltre 10 anni studiamo le migliori opportunità di ottimizzazione dei costi del lavoro e della previdenza sociale con una metodologia sostenuta dalle più avanzate tecniche di business intelligence e data mining. Scopri tutti i nostri servizi di ottimizzazione.