Complice la lunga crisi economica di questi anni, in particolare in seguito alla pandemia di COVID-19, le aziende sono state costrette a cercare delle soluzioni per aumentare la produttività e allo stesso tempo ridurre le spese. Quando si parla di ottimizzazione dei costi, però, poche imprese pensano e agiscono sul processo di payroll, ma un’azienda può arrivare a risparmiare potenzialmente milioni di euro l’anno.
Cos’è il payroll e quali attività prevede?
Il primo errore è considerare il payroll come una semplice elaborazione della busta paga. Si tratta, in realtà, di un complesso di attività con molteplici obiettivi, sia brevi che di medio e lungo termine.
Vediamo quali sono le fasi principali del processo payroll:
- Raccolta e gestione della documentazione necessaria all’assunzione.
- Inserimento di tutti i dati richiesti nel software-paghe per la corretta gestione del dipendente.
- Elaborazione della busta paga, la fase centrale dove è fondamentale conoscere e verificare che i dati retributivi siano corretti.
- Il processo termina infine con l’elaborazione del Mod. F24, con la denuncia Uniemens e tutti gli adempimenti inerenti alla contabilizzazione dei costi del personale.
Cosa si intende con payroll leakage?
Con il termine payroll leakage si fa riferimento ai soldi persi da un’azienda a causa di processi di gestione ed elaborazione delle buste paga inefficienti o obsoleti.
Nel lungo termine un processo inesatto può comportare morosità e maggiori esborsi per l’azienda.
La prima causa dei payroll leakage è legata alla mancanza di processi di automazione e di controllo di:
- Dati
- Gestione del payroll
- Gestione del post payroll
Questa è una situazione reale e comune del nostro Paese tanto nelle piccole quanto nelle grandi realtà aziendali.
La corretta gestione del payroll necessita di una solida e strutturata capacità di controllo e una profonda competenza nella gestione della variabilità degli istituti in vista dell’evoluzione normativa.
Quali sono le cause dell’inefficienza del payroll?
Le inefficienze e le conseguenti perdite legate al mondo payroll possono essere di diversa natura e possono riguardare l’intero processo.
Vediamone alcune:
- L’inserimento nel software-paghe di dati non corretti del dipendente
- Gli errori nel calcolo degli straordinari, degli incentivi e tanti altri elementi retribuitivi
- I processi manuali e non documentati
- La difficoltà di gestione delle crisi o delle espansioni dell’organizzazione
- I rischi di mancata conformità legale dovuta a ritardi nella reportistica obbligatoria
- Le cause legali contro l’azienda
A quanto possono ammontare le perdite di un’azienda?
Secondo le stime di ISG (Information Services Group), i processi di payroll mal progettati e privi di tecnologie e routine di gestione adeguate possono aggiungere al costo del lavoro annuale un’oscillazione tra lo 0,5% e l’1,5%.
Ad esempio, per una delle aziende inserite nella lista pubblicata ogni anno da Fortune, che spende annualmente da 1 a 2 miliardi di dollari in retribuzioni, la perdita stimata può raggiungere i 30 milioni di dollari l’anno.
Si tratta dunque di importi considerevoli, soprattutto in questo periodo in cui le aziende puntano ad aumentare la produttività e ridurre i costi.
È possibile ottimizzare il processo payroll?
La risposta è sì. È possibile contenere la spesa analizzando e correggendo gli errori più comunemente commessi dalle aziende che non hanno piena visibilità e controllo dei propri processi payroll.
È necessario tenere monitorato il processo alla base, in quanto per la maggior parte delle aziende strutturate il payroll rappresenta il costo maggiore.
Una volta identificate le perdite, queste possono essere arginate adottando misure opportune volte a sradicare le cattive abitudini. Inoltre, utilizzando i KPI per misurare le performance del processo, le aziende possono registrare incrementi in termini di efficacia, qualità, riduzione dei rischi di non conformità e quindi di sanzioni, con un immediato miglioramento della situazione finanziaria.
Uno degli strumenti chiave a disposizione delle aziende per modernizzare la gestione interna è sicuramente la tecnologia. Quest’ultima determinerà infatti una diminuzione dei costi e porrà le basi per la creazione di una visione organica sulla forza lavoro da parte di tutte le funzioni coinvolte, resa possibile solo dalla disponibilità di dati certi, comparabili e processabili. Il payroll rappresenta infatti il punto nevralgico che collega le risorse umane, i reparti IT, il reparto finanziario e altre funzioni chiave dell’azienda.
Perché scegliere Fiabilis per ottimizzare il tuo processo payroll?
La pandemia ci ha insegnato che il cambiamento può essere imminente e che dobbiamo essere attrezzati per fronteggiare le continue trasformazioni. Il mondo del payroll è in continua evoluzione, assisteremo sicuramente a cambiamenti significativi nell’elaborazione degli istituti retributivi dei dipendenti, che potrebbero portare dunque ad un sostanziale cambio di rotta con conseguenti perdite finanziarie.
Le aziende devono dunque dotarsi di tecnologie appropriate che le supportino nel processo e nella capacità di controllo sulle cause dei problemi relativi alla gestione del personale. Solo in questo modo sarà possibile prevenire le perdite e impiegare i risparmi che ne derivano in altri settori, come il welfare, l’innovazione o le iniziative sostenibili e sociali.
Il tuo processo payroll è efficiente in tutte le sue fasi?
Dal 2013, studiamo le migliori opportunità di ottimizzazione dei costi del lavoro e della previdenza sociale con una metodologia sostenuta dalle più avanzate tecniche di business intelligence e data mining. Analizzeremo l’efficienza del tuo processo payroll verificando la correttezza delle procedure adottate identificando dove poter intervenire sia da un punto di vista organizzativo che tecnologico.
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