Gestione amministrativa e tariffaria Smart Workers | Fiabilis
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LA GESTIONE AMMINISTRATIVA E TARIFFARIA DEGLI SMART WORKERS

Dopo aver definito che cosa sia e cosa si intenda per “smart working” cerchiamo di illustrarvi quale debba essere la gestione amministrativa e tariffaria degli smart workers e quali obblighi assicurativi permangono a carico del datore di lavoro.

Partiamo da un dato di fatto e di primaria importanza: il lavoro agile non modifica in alcun modo il contratto originario di assunzione ma solo le modalità con cui il lavoratore renderà la sua prestazione lavorativa. Si precisa però che per attuare quanto previsto dalla norma occorre che il contratto sia stipulato obbligatoriamente in forma scritta.

Un contratto tipo deve necessariamente contenere:

  1. Una definizione dell’accordo
  2. L’orario di lavoro
  3. La modalità di svolgimento
  4. La retribuzione
  5. La durata e il recesso
  6. La parte relativa alla salute e sicurezza sul lavoro
  7. La Privacy

 
Vediamo insieme nel dettaglio di cosa si tratta:
 

Quali sono quindi le modalità di stesura di questo contratto?

 

  • Si dovrà specificare che si tratta di lavoro svolto con una modalità operativa secondo la quale il proprio lavoro può essere svolto sia all’interno che all’ esterno dei locali aziendali, ovvero in luoghi liberamente scelti dal lavoratore con un’organizzazione totalmente flessibile dell’orario in cui prestare la propria attività (che dovrà essere descritta). Di conseguenza il lavoratore, non avendo alcuna postazione fissa, non potrà utilizzare strumenti e dotazioni di sicurezza normalmente presenti all’interno dell’azienda;
  • Si dovrà specificare altresì che la tipologia del rapporto di lavoro resta a tutti gli effetti di tipo subordinato e che nessuna variazione vi sarà nel trattamento economico e normativo stabilito all’atto dell’assunzione;
  • È bene precisare che il lavoratore rimarrà soggetto al potere direttivo, di controllo e disciplinare esercitato dal datore di lavoro, stabilendo eventuali regole particolari e specifiche sanzioni disciplinari;
  • Ai fini della tutela della privacy è molto importante precisare quali siano gli strumenti di lavoro a disposizione del lavoratore (così come definito dal garante della privacy) e sarà molto importante comunicare quali saranno i sistemi di controllo eventualmente installati sugli strumenti di lavoro (ad esempio sistemi di geo-localizzazione etc.). Ricordiamo che, qualora vi siano installati sistemi di controllo, occorrerà seguire la procedura prevista dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori;
  • In tema di orario di lavoro andrà definito quali saranno le giornate che nell’arco settimanale saranno lavorate in modalità agile. Occorrerà però evidenziare il fatto che, anche se il lavoratore potrà programmare la sua prestazione nell’arco della giornata in maniera totalmente libera, potranno tuttavia essere previste delle fasce orarie di reperibilità nelle quali deve essere garantita la prestazione lavorativa;
  • E’ preferibile ricordare i tempi di riposo secondo le disposizioni di legge, sia in tema di sicurezza sul lavoro, sia in tema di orari di lavoro, ricordando di effettuare una pausa di 15 minuti ogni due ore davanti al computer e, ad esempio, un intervallo di un’ora ogni quattro di lavoro.
  • Secondo la norma è obbligatorio precisare quali siano le condotte a cui possono conseguire sanzioni disciplinari in modo che il lavoratore agile abbia ben chiari i limiti e i vincoli imposti alla sua operatività;
  • E’ necessario confermare per iscritto al lavoratore che, scadute le ore giornaliere di lavoro (ad esempio otto nel caso di lavoro full time), ha maturato il diritto di disconnettersi con divieto per il datore di lavoro di potersi opporre od obiettare alcunché. Vale sempre la pena di avvertire il lavoratore che potranno essere effettuati controlli sui log di connessione o su qualsiasi altro strumento informatico che consenta di determinare il tempo di attività effettivamente eseguita.
    È altamente consigliato vietare il lavoro straordinario in quanto potrebbe essere davvero difficile misurarne la consistenza ed è in perfetta contraddizione logica con lo smart working, data l’estrema flessibilità con cui il lavoratore può gestire la propria giornata lavorativa.

 

Come dobbiamo procedere una volta stilato il contratto di lavoro agile tra l’azienda e il lavoratore?

Il lavoro agile, a partire dal Dpcm del 1° marzo scorso, ha ricevuto notevoli semplificazioni che hanno concesso ai datori di lavoro di applicarlo anche in assenza degli accordi individuali previsti dall’articolo 18 della legge n. 81 del 2017; sempre nel mese di marzo 2020, è stata anche semplificata la comunicazione obbligatoria prevista anche con un unico file massivo su un portale dedicato (Cliclavoro.gov.it).

 
La durata del regime semplificato del lavoro agile non è più legata alla vigenza del singolo Dpcm, ma allo stato di emergenza epidemiologica da Covid-19 che è stato fissato, per il momento, al 31 luglio prossimo dalla delibera del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020.

 
Tale scenario ha portato le aziende, specie di grandi dimensioni, a dovere pianificare la sottoscrizione di centinaia, in alcuni casi migliaia, di accordi individuali con i dipendenti, atteso che la legge 81/2017 prescrive accordi individuali e non sindacali, obbligando l’azienda, anche nel caso di accordi di secondo livello, a raccogliere la singola adesione del dipendente.

 
L’accesso alla procedura è possibile solamente ai soggetti in possesso di un proprio SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), ovvero tramite il proprio consulente già in possesso delle credenziali di accesso a Cliclavoro.
Il portale rende anche disponibile la consultazione sia delle comunicazioni salvate con successo sia degli errori riscontrati su quelle considerate non conformi con le regole di compilazione in modo tale da avere la possibilità di modificare i dati già inseriti a sistema o procedere all’annullamento dell’invio.
 

 

L’obbligo assicurativo per gli smart workers

Cerchiamo di far luce su quest’aspetto evidenziando innanzitutto cosa contiene l’informativa messa a disposizione dall’Inail.
L’informativa Inail presenta una dettagliata e puntuale descrizione dei rischi nei quali il lavoratore agile può incorrere e dei comportamenti da tenere e si presenta strutturata in diverse sezioni.
La prima parte, intitolata “Avvertenze generali” e “Comportamenti di prevenzione generale richiesti allo smart worker”, è dedicata all’informativa ai lavoratori sugli obblighi e sui diritti previsti dalla L. 81/2017 e dal D.Lgs. 81/2008.

 
Per ogni tipologia di rischio vengono elencate specifiche indicazioni in ordine ai corretti comportamenti che il lavoratore dovrà adottare, al corretto utilizzo delle strumentazioni fornite nonché indicazioni su come fronteggiare situazioni di possibile rischio o emergenza.

 
Nella sezione “Avvertenze Generali” l’informativa Inail inoltre richiama espressamente l’obbligo del lavoratore di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.
Tale obbligo è disciplinato dall’articolo 22, comma 2, L. 81/2017.

 
Partendo dai presupposti dell’obbligo assicurativo: devo assicurare il lavoratore o è già assicurato?
La prima domanda che il datore di lavoro potrà porsi è: devo assicurare il lavoratore in smart working? E se già assicurato devo comunicare qualcosa all’Inail?

 
La risposta è che il datore di lavoro non deve effettuare alcuna dichiarazione, in quanto, di norma, il lavoratore è già tutelato presso Inail. Il lavoro agile costituisce una modalità di effettuazione della prestazione derivante da un contratto di lavoro subordinato. Quindi il lavoratore che opera con tali modalità è a pieno titolo inserito fra i soggetti per i quali è previsto l’ambito di tutela assicurativa infortunistica obbligatoria di cui al D.P.R. 1124/1965.

 
Infatti, di norma il lavoratore che inizia a prestare la propria attività in modalità di lavoro agile è un dipendente già in forza presso l’azienda e, in quanto tale, tutelato, al pari degli altri dipendenti, sulla polizza assicurativa intestata alla ditta.

 

Sto assicurando il lavoratore per il rischio corretto?

La seconda domanda che il datore di lavoro potrà porsi è: l’inizio dello smart working determina una variazione della polizza di assicurativa? Il fatto che il lavoratore presti attività in luoghi esterni all’azienda mi obbliga a comunicare all’Inail che c’è stata una variazione nel rapporto?
Anche in questo caso la risposta è che, di norma, il datore di lavoro non dovrà effettuare alcuna comunicazione: perché?
Il rapporto assicurativo con l’Inail riconduce, le attività svolte da un’azienda a una o più lavorazioni previste in Tariffa e il premio viene calcolato in ragione di tale classificazione.
Qualora l’attività svolta dall’azienda subisca delle variazioni il datore di lavoro è tenuto a darne conoscenza all’Inail nei tempi e modi previsti dal D.P.R. 1124/1964.

 
La circostanza che la prestazione lavorativa resa in modalità di lavoro agile comporti l’esecuzione della stessa in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, non determina una variazione della classificazione della lavorazione.

 

Cambia qualcosa nella dichiarazione delle retribuzioni?

Anche a tale domanda la risposta è negativa.
Per i lavoratori agili, al pari di tutti gli altri lavoratori dipendenti, la retribuzione imponibile su cui calcolare il premio dovuto all’Inail è la retribuzione effettiva, costituita dall’ammontare del reddito di lavoro dipendente di cui al combinato disposto dell’articolo 51, Tuir, e dall’articolo 29, D.P.R. 1124/1965.
Con il perfezionamento dell’accordo si contemperano le necessità del lavoratore di effettuare la propria attività nel luogo prescelto, ma anche il diritto del datore di lavoro all’esercizio del suo potere direttivo e di controllo.

 

E in caso di infortunio?

In caso di infortunio appare, altresì, evidente come una chiara individuazione del luogo di svolgimento della prestazione lavorativa, delle modalità concordate per l’esecuzione di tale prestazione e delle attività concrete nella quale si realizza agevoli la riconduzione o meno degli eventi a cause lavorative.
La possibilità, prevista dai D.P.C.M., di attivare il lavoro agile senza sottoscrizione dell’accordo fra datore di lavoro/lavoratore potrebbe indurre come conseguenza la necessità per l’Inail di disporre accertamenti amministrativi o anche ispettivi al fine di valutare la riconduzione o meno dell’infortunio a cause di lavoro.

 

E in caso di infortunio in itinere?

Nel caso di infortunio in itinere, nuovamente e maggiormente, il contenuto dell’accordo fra le parti costituisce un elemento essenziale per la valutazione ai fini del riconoscimento dell’evento da parte dell’Inail. E, quindi, è ancora necessario concludere che la mancanza di accordo prevista dai D.P.C.M. potrebbe essere causa di svariati problemi in caso di evento infortunistico.

 

Ma cosa deve comunque fare il datore di lavoro?

Il datore di lavoro deve sempre presentare la denuncia di infortunio all’Inail nei termini previsti dall’articolo 53, D.P.R. 1124/1965, e deve farlo indipendentemente da ogni sua valutazione in ordine al fatto che l’evento sia attribuibile a cause di lavoro.
La valutazione sull’indennizzabile del caso è, infatti, di sola competenza Inail, mentre il mancato assolvimento dell’obbligo di denuncia comporta l’irrogazione al datore di lavoro/trasgressore della corposa sanzione amministrativa prevista per tale inottemperanza.
 

 
In tema di infortuni in itinere si ricordo che il comma 3 dell’articolo 24 prevede che il lavoratore possa essere indennizzato solamente nel caso in cui abbia contrattualmente stabilito un luogo fisso in cui eseguire la propria prestazione lavorativa, ma solo se tale scelta “sia dettata da esigenze connesse la prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza”.