Il processo di digitalizzazione nelle aziende sta trasformando e apportando numerosi cambiamenti in tutti gli uffici. La gestione delle note spese è sempre stata un difficile grattacapo per l’ufficio amministrativo di piccole e grandi società. È possibile adottare una procedura di completa dematerializzazione delle note spese prodotte dai propri dipendenti in trasferta? In questo articolo, vi spieghiamo in cosa consistono le procedure di digitalizzazione delle note spese e cosa è importante conoscere per rispettare le norme in termini di conservazione dei documenti con rilevanza fiscale.
Rendere snella ed economica la gestione delle note spese dei dipendenti è possibile e i vantaggi si riscontrano sia in termini economici che organizzativi. Semplificare ed ottimizzare i processi aziendali: vuol dire far risparmiare tempo ai tuoi dipendenti ed al reparto amministrativo.
Come digitalizzare le note spese
Rispondendo ad una società che ha manifestato il proprio interesse ad adottare una procedura di completa dematerializzazione delle note spese prodotte dal proprio personale in trasferta, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la conservazione dei giustificativi può essere dematerializzata purché i documenti rispettino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Inoltre, i giustificativi devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti di inerenza, competenza e congruità che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.
Per quanto riguarda infine l’obbligo di firma della nota spese, la normativa non richiede l’apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata.
Nello specifico, la società riferiva che ciascun soggetto ha una propria utenza con la quale è possibile accedere ai servizi aziendali; ogni utenza è univoca e personale ed è associata ad una password da cambiare obbligatoriamente con frequenza mensile.
Il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico, ovvero, se cartaceo, ne viene fatta copia per immagine o scansione – vengono, invero, utilizzati formati non modificabili PDF/TIF/JPEG – ed allegato nel portale al riepilogo mensile. Ciò permette la successiva distruzione dei documenti cartacei.
In relazione alle cd. spese prepagate, cioè alle spese sostenute direttamente dalla Società (hotel, spese di trasporto, ecc.), è previsto il loro inserimento in nota spesa con la funzione di report, controllo di gestione ed aderenza alla normativa fiscale.
Una volta completata la procedura, il dipendente o il delegato conferma l’inserimento della nota spesa e la invia per l’approvazione».
Alla fase descritta segue il controllo di merito, a carico dell’ufficio amministrativo, che investe la congruenza dei giustificativi con le regole fiscali e di policy aziendale, e la successiva approvazione della nota spese con i relativi allegati da parte del responsabile del dipendente.
Da ultimo, quindi, la nota spese viene contabilizzata tramite un sistema automatico, diventando così immodificabile, per poi procedere alla conservazione elettronica.
La finalità: semplificare la gestione delle note spese
La finalità della procedura è quella di rendere snella ed economica la gestione delle note spese dei dipendenti, nonché di eliminare per quanto possibile la conservazione di documentazione cartacea, limitata unicamente ai casi in cui dei cd. “documenti analogici originali unici” non sia fatta copia informatica o copia per immagine su supporto informatico la cui conformità all’originale sia autenticata da un pubblico ufficiale (cfr.: art. 4, comma 2, del D.M. 17/06/2014).
L’Agenzia delle Entrate con la Risposta n. 740/2021 ha chiarito che: «quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7marzo 2005, n. 82 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale (cfr. i decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici), sia, nello specifico, propri dell’ambito tributario (si veda il decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”).
Digitalizzazione della nota spese: i requisiti legislativi
Dalla normativa richiamata emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari [cfr. l’articolo 1, lettera p), del CAD] – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l’articolo 2 del d.m. 17 giugno 2014 e l’articolo 3 dei d.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre2013).
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (cfr., ad esempio, l’articolo 69, comma 2, del d.P.R. n. 917 del 1986)».
I giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti (quali inerenza, competenza e congruità) che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi in capo ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.
Per quel che riguarda, invece, l’obbligo di firma della nota spese, la normativa richiamata non richiede l’apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l’efficacia e validità probatoria di scrittura privata prevista dall’articolo 2702 del codice civile (cfr. articolo 20, comma 1 bis, del CAD).
Analoghe considerazioni valgono per i giustificativi ad essa allegati (con riguardo all’efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici c.f.r articolo 22, commi 2 e 3 del CAD).
In particolare, detto articolo 22 del CAD, come modificato dall’articolo 22, comma 1 del decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217, stabilisce che «1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5».
Ne consegue che le copie per immagine di documenti analogici, se realizzate con le modalità illustrate dal citato articolo 22, comma 1-bis, del CAD, sostituiscono gli originali «ad ogni effetto di legge» e, dunque, anche ai fini tributari.
